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5 dicas testadas e comprovadas para uma cotação eficiente

5 dicas testadas e comprovadas para uma cotação eficiente

Camila Monteiro
5 dicas comprovadas e testadas para uma cotação eficiente

A cotação de preços faz parte da rotina de qualquer negócio de saúde. Mas a forma como essa etapa é conduzida dentro dos departamentos de compras muda conforme a empresa.

Enquanto algumas equipes realizam o processo de cotação de forma manual, repetindo fórmulas conhecidas. Outras conseguem tirar proveito de novos recursos e gerar bons resultados e valor para a empresa. 

Dispor de conhecimentos e ferramentas que te ajudem a pensar mais estrategicamente e potencializem o processo de cotação, pode ser o pulo do gato para que o seu negócio de saúde economize e se torne mais competitivo. E é isso o que veremos nesse artigo. Confira nossas dicas!

1. Planeje suas cotações

O planejamento é o primeiro passo para qualquer processo ser bem-sucedido. Com a etapa de cotação não é diferente.

Isso significa criar uma agenda para que suas cotações sejam entregues e respondidas em tempo confortável, tanto para você como para o fornecedor. Fazer a cotação sem planejamento, atropeladamente ou em cima da hora, pode impactar na qualidade e valor das compras.

O detalhamento dos itens é uma etapa anterior ao pedido de cotação para os fornecedores e, por isso, também faz parte do planejamento. 

Saiba exatamente o tipo de produto que você precisa e certifique-se de enviar todas as especificações dos itens para o fornecedor, incluindo quantidade, variações e marca. Só assim você garantirá uma cotação completa dos itens e economizará tempo ao evitar o retrabalho.

O planejamento também possibilita que você compre determinado produto em maior quantidade e consiga maiores descontos ou um preço unitário proporcionalmente menor com o prestador do serviço.

2. Aumente sua base de fornecedores

O processo de cotação nada mais é que a pesquisa de preço de determinado produto feita com uma base ampla de fornecedores.

Nesse ponto, vale ressaltar que quanto maior for seu arcabouço de fornecedores mais possibilidades você terá de encontrar melhores preços e margem para negociação.

Sem contar que dispor de mais de um fornecedor diminui o risco de abastecimento. Uma vez que imprevistos acontecem e o prestador de serviço pode ter algum problema que dificulte a entrega. 

Quando estamos lidando com insumos de saúde, que terão impacto direto sobre o bem-estar do paciente, é imprescindível ter uma lista de fornecedores comprometidos e de confiança que podem te socorrer em caso de dificuldade.

3. Atenção para o custo x benefício

A comparação entre fornecedores permite chegar na relação custo-benefício, indicador que estabelece as melhores condições para adquirir o produto.

Essa análise precisa ser cuidadosa e abrangente. Levar em conta apenas o menor preço de um item pode esconder custos indiretos que, se negligenciados, impactarão no orçamento final e até na experiência do paciente.

Por exemplo: vamos imaginar uma cotação com dois fornecedores diferentes. Um apresenta um preço mais baixo que o outro e isso já é motivo suficiente para fazer brilhar os olhos de qualquer comprador/orçamentista. Mas nesse ponto vale ficar atento e se perguntar:

a) Esse fornecedor facilita o meu processo logístico ou terei que me preocupar com a distribuição e fracionamento dos insumos pela rede? 

b) Há formas de pagamento flexíveis ou precisarei comprometer o meu capital de giro e tomar empréstimos para pagar à vista?

c) Esse fornecedor cumpre prazos de entrega ou corro o risco de receber o produto com atraso e prejudicar o atendimento ao paciente?

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d) Esse fornecedor tem todas as autorizações legais para fornecedor o produto, garantindo a segurança da equipe assistencial e do paciente?

Como você pode ver, são muitas variáveis que devem ser consideradas no processo de cotação. E essa análise exige trabalho, atenção e tempo adicional da equipe compradora, que precisa balancear as cotações para ter uma base única dos preços e, só então, fazer a melhor escolha.

Mas existe uma forma mais simples e rápida de fazer isso? Existe sim, o que nos leva para:

4. Pense fora da caixa e seja digital

Não dá para obter resultados diferentes agindo da mesma forma e repetindo os mesmos hábitos. Para economizar com o processo de cotação, e até mesmo se destacar frente à concorrência, é indispensável pensar fora da caixa e abraçar a tecnologia.

O uso de ferramentas digitais no processo de cotação de preços tem a vantagem de automatizar todo o processo, uma vez que é muito mais fácil comparar valores e se conectar a uma base ampla de fornecedores em marketplaces online. 

Em um negócio de saúde, no qual muitos insumos são específicos e não podem ser facilmente substituídos, por meio desses canais digitais fica mais tranquilo encontrar e comprar desses fornecedores.

Um sistema de gestão ainda é capaz de centralizar informações como preço, formas de pagamento, rastreamento em tempo real do pedido e prazos de entrega; bem como entender o comportamentos de compras, automatizando todos os pedidos recorrentes.

Cada vez mais é esperado que todos os membros de um negócio pensem estratégica e criativamente soluções que facilitem o fluxo de trabalho e tragam mais retorno para o todo. Mas para isso é preciso ter tempo, e tempo se consegue com a automação de processos. 

5. Analise os resultados

Ao adotar uma solução digital, fica muito mais fácil mensurar os resultados do processo de compras, verificar gargalos e o que pode ser melhorado em cotações futuras. Já que o próprio sistema gera relatórios precisos a partir dos dados estruturados e histórico de movimentações, possibilitando não só avaliar o desempenho dos fornecedores mas também mostrar como a equipe de compras está sendo produtiva e entregando alto valor para a empresa.

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