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Como deixar a casa em ordem

Como deixar a casa em ordem

Raphael Gordilho

Texto traduzido e adaptado para o português, do Deloitte CPO Survey 2019. Veja na fonte.

Alinhar os vários departamentos internos de uma empresa ao setor de compras, fornecedores e melhores práticas é a chave para dominar as complexidades do ambiente interno. O setor de compras integra um emaranhado de processos complexos, com diversos papéis, atuando como prestador de serviços para outras áreas, parceiro e peça-chave no planejamento estratégico da empresa. 

Melhorar o alinhamento em três áreas principais — funcional, negócio e digital — pode ajudar os Gestores de Compras a dominarem a complexidade interna, enquanto aumentam sua contribuição com o negócio. Entretanto, o avanço nessa integração ainda é lento.

A complexidade interna começa com a necessidade do setor de compras em manter o alinhamento funcional, atuando tanto como um prestador de serviços para outros departamentos, quanto como um parceiro estratégico nas tomadas de decisões do negócio. O estudo levantou que apenas 26% dos Gestores de Compras consideraram suas atuações eficientes e alinhadas a outros departamentos (figura 1), principalmente: TI (50%), Financeiro (46%) e Operações (44%) (figura 2). 

Figura 1 – Poucos Gestores de Compras avaliaram seus setores como um aliado verdadeiramente importante na estratégia do negócio da empresa.
Nota: Excelente — o setor de compras é muito valorizado internamente e se considera um aliado importante no negócio, contribuindo com um valor estratégico significativo. Média— o setor de compras utiliza a influência interna para fortalecer o relacionamento com outros setores da empresa (uns mais do que outros). Baixa — O setor de compras atua isolado das estratégias do negócio e tem dificuldades em colaborar com outras áreas.

Fonte: Deloitte Global CPO Survey, 2019
Figura 2 – Como os gestores de outras áreas classificariam a eficiência do setor de compras na estratégia do negócio?
Fonte: Deloitte Global CPO Survey, 2019.

No entanto, com a crescente tendência de terceirização nos negócios, bem como da contratação de força de trabalho externa, os novos tempos sugerem a necessidade de um maior grau de colaboração com outras áreas, a fim de coordenar, com eficiência, as entregas desses serviços externos que, com a Economia “gig”, trouxe a necessidade de gerir trabalhos pontuais, freelancers, horários flexíveis, etc. 

O desenvolvimento de uma abordagem focada no gerenciamento de terceiros e em soluções digitais source-to-pay (S2P)1 de ponta a ponta, são cruciais para reduzir as dificuldades internas. Além disso, Gestores de Compras relatam que a consolidação dos gastos (36%), a colaboração com os fornecedores (28%) e parcerias comerciais (27%), são destaques estratégicos na criação de valor para o negócio. (figura 3).

Figura 3 – Os Gestores de Compras disseram que a consolidação dos gastos, a colaboração com os fornecedores e com os aliados no negócio são as “três principais” prioridades estratégicas para os próximos 12 meses.
Fonte: Deloitte Global CPO Survey, 2019

Esse retrato mostra uma melhora do setor de compras em se alinhar aos principais objetivos do negócio, e também revela uma adoção crescente de estratégias mais avançadas, que, impulsionadas pelas mudanças recentes no mercado de suprimentos, vão além do gerenciamento clássico de gastos. 

E aqui podemos usar como exemplo a administração de “mega fornecedores” que, por sua vez, requer um uma abordagem muito mais robusta em termos de negociação, relacionamento e gestão. Na mesma medida, a adoção dessas estratégias facilita o gerenciamento das pressões internas que o setor enfrenta, para criação de valor.

As estratégias de compras mencionadas acima, são melhor aproveitadas no início dos processo de tomada de decisão estratégica (figura 4). Essa “qualidade de influenciar nos custos” é sempre, ou quase sempre, evidenciada pelo setor de compras envolvido com terceirização/internacionalização (61%), fazer ou comprar (57%) e, talvez o mais importante, previsão/orçamento financeiro (56%), evitando, assim, gastos desnecessários e antes da hora. 

Figura 4 – A maioria dos entrevistados disseram que o setor de compras desempenha um papel ativo no início do processo de tomada de decisão estratégica.
Fonte: Deloitte Global CPO Survey, 2019

No entanto, a pesquisa também destacou um ponto crítico:  a “desconexão digital” do setor de compras com o negócio. Conforme evidenciado pela pesquisa, em apenas 14% das organizações o setor de compras está sempre envolvido nas decisões sobre estratégias de digitalização, e em 31% com certa frequência; o que cria barreiras para alcançar o verdadeiro alinhamento digital.

Muitas das prioridades de criação de valor pelo setor de compras dependem de ferramentas digitais; como a automação, que permite maior colaboração com os fornecedores, ou a utilização de ferramentas de análises e bases de inteligência terceiras, que podem, efetivamente, orientar o planejamento do negócio ao invés de apenas reagir a ele.

E embora a redução de custos e a minimização dos riscos sejam as duas prioridades mais citadas nos tempos tumultuados de hoje (Figura 5), as outras estão focadas na inovação e no crescimento. São elas: expansão/ introdução de modelos de negócios digitais (52%), introdução de novos produtos/ serviços ou expansão para novos mercados (50%) e expansão orgânica (47%).

Veja também

Figura 5 – Os Gestores de Compras classificaram a redução de custo e a minimização dos riscos como as duas principais prioridades estratégicas para os próximos 12 meses.
Nota: ! = Gráfico original sem legenda (utilização de dados aproximados).

Fonte: Deloitte Global CPO Survey, 2019

Para superar essa desconexão, é necessário focar em três fatores essenciais:

  1. Alinhe o quanto antes compras à estratégia digital do negócio e, em seguida, busque oportunidades de digitalização e inovação com seus fornecedores;
  2. Estabeleça um forte alinhamento com o setor de TI e invista em recursos digitais para apoiar o abastecimento da empresa, o desenvolvimento ágil e para otimizar as relações com fornecedores;
  3. Lidere pelo exemplo, tornando o setor de compras um modelo no desenvolvimento dos recursos digitais, que podem ser estendidos para outras áreas da empresa (como inteligência de mercado e análise preditiva).

Claro! É muito mais fácil falar que fazer. A área de compras e TI lutam com a complexidade de gerenciar a infinidade de soluções digitais disponíveis no mercado, além das desenvolvidas internamente. Para dominar esses problemas, os Gestores de Compras precisam alinhar seus objetivos e valores com outros executivos do negócio. Ao planejar os próximos anos, esses gestores devem ter em mente como sua função pode se preparar melhor para auxiliar a empresa a atingir seus objetivos.

Então, o que o Gestor de Compras pode fazer para melhorar seu domínio sobre o ambiente interno? 

  1. Determine o estágio atual e o nível de influência em cada área que precisa estar alinhada. Antes de tudo, os Gestores de Compras precisam saber com clareza quem são seus aliados e quem pode ver sua área como concorrente/adversário. Nesse ponto é necessário fazer um esforço para aprender a linguagem e as particularidades das outras áreas integradas à cadeia de suprimentos, e aplicar esse aprendizado na hora de negociar as prioridades do setor de Compras com outros executivos. O objetivo é aumentar a quantidade de “boas complexidades”, as quais compras está exposta, ao ampliar o portfólio de serviços, alinhado a um número crescente de prioridades do negócios. Dessa forma, os Gestores de Compras poderão selecionar de forma proativa as áreas onde o seu setor pode agregar mais valor.
  2. Coordene seus investimentos e atividades para superar as lacunas em seu alinhamento estratégico. Por exemplo, você descobriu que, embora o seu relacionamento com o setor de TI seja bom, a estratégia digital do negócio não se comunica com a do seu setor de compras? Nesse caso, você precisa iniciar um diálogo com o diretor de tecnologia/CIO da empresa, para entender se sua estratégia precisa mudar ou se há informações que você pode compartilhar, a fim de promover uma visão digital mais harmônica do todo. Uma conversa semelhante deve ser estabelecida com outras áreas, especialmente as adjacentes, como o time de operações e financeiro.
  3. Seja digital: automatize os processos táticos e repetitivos para lidar com assuntos mais complexos e separe um tempo para o alinhamento estratégico. Não é surpresa nenhuma que ao automatizar os processos, a vida da equipe de compras melhore . Dessa forma, os Gestores de Compras podem recorrer à automação de atividades táticas, como aprovações automáticas de compras pouco relevantes (pequenas) e processos de contas a pagar. O objetivo é poder focar em atividades estratégicas, como as parcerias de negócios. Automatizar ou acelerar etapas do processo de Procurement-to-Pay (P2P)2 são pontos de partida óbvios, já que os sistemas de compras digitais (e-procurement) estão cada vez mais inteligentes e são capazes de direcionar os compradores para fornecedores mais confiáveis.

1 Source-to-pay (S2P) – Processo que vai desde a busca, negociação, contratação, compra, gestão de pedidos, pagamentos até o recebimento dos produtos. 

2 Procurement-to-pay (P2P) – É a integração dos processos de compras com contas a pagar, com o objetivo de gerar mais eficiência.

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