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Eficiência com os Gastos da Cauda Longa

Eficiência com os Gastos da Cauda Longa

André Iaconelli

Custo é que nem unha, tem que cortar sempre.”

Carlos Alberto Sicupira, 3G Capital, AB Inbev, Burger King, Heinz, Americanas e outras.

A palavra chave que trará clareza e orientação para a sua gestão dos Gastos da Cauda Longa (Tail Spend) é tecnologia.

Não chega a ser uma surpresa que o uso de soluções digitais promova mais transparência e agilidade aos processos. Também não é uma novidade o uso de tais ferramentas para tentar minimizar o efeito do Gasto da Cauda Longa na gestão de compras. O problema é que em um momento ou outro elas sempre se mostraram incompletas.

A grande inovação, então, está no fato de vivermos em um dos momentos mais férteis para o desenvolvimento e adoção de tecnologias disruptivas, que podem, finalmente, ajudar as empresas a se beneficiarem do poder ainda pouco explorado desse tal Tail Spend.

A chegada das ferramentas digitais baseadas em nuvem, que contam com inteligência artificial e aprendizado de máquinas, estão transformando a maneira como os departamentos de compras estão se relacionando com os fornecedores e otimizando seus Gastos da Cauda Longa. 

Isso acontece porque tais soluções conseguem se alavancar em automações, ao extrair, refinar e interpretar o máximo possível de informações dos Dados Mestres, conjunto de dados essenciais da empresa, usados para gerar análises e colher insights estratégicos que podem direcionar os caminho do negócio com mais precisão.

Os benefícios de utilizar os mais modernos recursos digitais para gerenciar o Gasto da Cauda Longa é percebido no melhor aproveitamento do tempo e dos recursos operacionais; menor incidência de desperdícios, custos desnecessários e fraudes; e maior satisfação e produtividade da equipe, que se sente mais preparada para pensar estrategicamente.

Com isso posto, confira, abaixo, um breve passo a passo que te ajudará a aproveitar todo o valor oculto do Gasto da Cauda Longa.

1- Identifique suas categorias

Você, gestor de saúde, sabe mais que ninguém como é fácil para uma empresa de saúde se envolver com gastos não planejados — e o Covid-19 é só um exemplo infeliz de como os departamentos de compras sofreram com a escassez de alguns insumos básicos.

Mas a partir do momento que você identifica o Gasto da Cauda Longa na sua organização, você estará mais apto para tomar medidas adequadas para gerenciá-los e otimizá-los com mais precisão e eficiência.

E aqui vale recorrer à Matriz de Kraljic, uma ferramenta muito útil para essa etapa inicial de categorização dos itens. 

2 – Simplifique os processos internos

Para coletar dados relevantes e economizar dinheiro é fundamental investir em um processo de gestão centralizado. 

Reunir informações em uma mesma plataforma digitalizada garante não só as melhores condições de pagamento junto aos seus fornecedores habituais, mas também a integração com outros departamentos, o que torna a área de compras mais forte e estratégica

3 – Faça os dados trabalharem para você, não o contrário

Após categorizar seus gastos e simplificar os processos internos, o passo seguinte é organizar, classificar e analisar as informações extraídas a partir dos dados. 

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Nesse ponto, com os dados estruturados, você terá adquirido maior conscientização das suas despesas e poderá tomar decisões assertivas para o seu negócio, bem como prever comportamentos futuros (como períodos de sazonalidade e preferências dos pacientes).

EXTRA: Busque fornecedores alternativos

Por força do hábito, muitos compradores se contentam em pedir orçamentos para o mesmo número reduzido de fornecedores, repetindo a fórmula de três solicitações, que são respondidas em longas planilhas de Excel, para, só então, consolidar os pedidos.

Prefira dar ênfase aos processos automatizados de compras, que além de facilitarem o seu acesso a uma rede ampla de potenciais fornecedores, te colocam diante de preços mais competitivos, formas de pagamento mais atraentes e entregas mais previsíveis, sem esquecer de manter a qualidade dos itens. 

Dessa forma, você investe seu tempo em negociações mais inteligentes, focadas em fechar melhores contratos para os Gastos Estratégicos, não os da Cauda Longa.

Posso dizer com segurança que, devido a toda a complexidade que envolve os processos de compras de uma organização de saúde, o seu negócio só tem a ganhar com um sistema de compras aprimorado. 

Ao adotar essas estratégias, você verá uma otimização do Gasto da Cauda Longa, além de uma maior economia e valor agregado no seu orçamento total.

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