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Gestão de pagamento de fornecedores em 6 passos

Gestão de pagamento de fornecedores em 6 passos

Camila Monteiro
Gestão de pagamento de fornecedores em 6 passos

Gerenciar as contas a pagar com rapidez e eficiência é a chave para manter uma relação de confiança com os fornecedores. Mas não só isso. Uma boa gestão de pagamentos é uma das etapas do ciclo de compras que pode determinar o sucesso e futuro de um negócio. 

Isso porque, embora o processo de receber, verificar e encaminhar as faturas para a aprovação e pagamento pareça uma tarefa simples, administrá-la de maneira ineficiente pode gerar muitos problemas e dor de cabeça dentro de uma empresa. Tais como: tempo de confirmação dos pedidos e de entrega mais lento, falta de insumos e até mesmo quebra de estoque.

Pense comigo, qual fornecedor continuaria abastecendo uma empresa que não cumpre com seus acordos? No caso de um negócio voltado para área de saúde, os impactos serão refletidos diretamente na qualidade de atendimento e até na vida do paciente.

Nessas circunstâncias, o fornecedor parceiro estará menos disposto a trabalhar conjuntamente para corrigir problemas; levando à demora na resposta de pedidos de cotações e entrega e ofertas mais caras dos produtos.

Vale ressaltar que, em muitos casos, o atraso no pagamento de notas e boletos não está relacionado à falta de capital de giro, mas ao excesso de processos mecânicos e analógicos que levam à desorganização da documentação, ausência de informações básicas ou ruídos de comunicação entre os departamentos da empresa. 

Principais desafios

Dentre essas situações recorrentes que atrasam o fluxo de trabalho do setor de contas a pagar e, consequentemente o pagamento dos parceiros comerciais, podemos destacar:  

  • Lidar com diversas faturas, de diversos fornecedores, que chegam por e-mail;
  • Acrescentar informações das fatura em vários sistemas;
  • Registrar adequadamente o fornecedor, a cada novo pagamento;
  • Corrigir informações fiscais ou bancárias do fornecedor.

Para escapar desse ciclo de retrabalho, o caminho é pensar a etapa de contas a pagar de forma tática. Por isso, listamos 6 estratégias para você gerenciar melhor o pagamento dos fornecedores e não passar aperto. Confira!

1. Liste os fornecedores e rastreie todos os pagamentos

O primeiro passo para otimizar a gestão de pagamento dos fornecedores é saber exatamente o que é devido, a quem é devido e o valor que precisa ser quitado. 

Além de ser uma etapa essencial para a organização das contas a pagar, rastrear os pagamentos e listar os fornecedores é a base para administrar com eficiência o fluxo de caixa, planejar o orçamento e tomar decisões assertivas, uma vez que você conhecerá bem os seus custos.

Para facilitar a visibilidade dos pagamentos, bem como as informações básicas dos fornecedores como dados cadastrais e formas de pagamento, por exemplo, a dica é lançar mão de um sistema de gestão financeira, voltado para automatizar os processos e otimizar o tempo.

2. Estabeleça rotinas de compras e de pagamentos

A gestão de pagamento de fornecedores faz parte do ciclo de compras, que começa com o pedido de cotação, passa pelo recebimento de insumos e termina no processamento da fatura e quitação do débito junto ao fornecedor.

O bom planejamento das compras envolve conhecer as demandas do seu negócio, definir a periodicidade com que os insumos serão adquiridos, estabelecer um orçamento para a compra dos produtos, pesquisar preços e analisar fornecedores, receber os pedidos e registrar essas informações de forma a ter visibilidade de todo o processo.

Após essa primeira estruturação, fica muito mais fácil estabelecer e monitorar a rotina de pagamentos. A próxima etapa é organizar as datas de vencimentos dos débitos para não perder nenhum prazo e acabar pagando juros.

Agendar os pagamentos e programar alertas em ferramentas digitais é uma forma eficiente de não esquecer dos seus compromissos financeiros com o fornecedor. Nessas ferramentas você pode adicionar informações essenciais sobre o fornecedor, sobre o pagamento e a data para pagamento com desconto, caso a fatura seja quitada antecipadamente.

3. Controle o estoque e o fluxo de caixa

A gestão de pagamento de fornecedores está diretamente relacionada ao controle do estoque e do fluxo de caixa. 

No primeiro caso, ao controlar os insumos que saem e entram do seu estoque, você passa a ter mais visibilidade do que precisa ser adquirido, consegue ser mais objetivo nos pedidos de cotação e comprar apenas o necessário, mantendo um estoque enxuto.

Já o controle do fluxo de caixa facilita o planejamento e evita situações de imprevisto e compras feitas em cima da hora, o que pode diminuir a margem de negociação com os parceiros comerciais e preços menos atrativos.

A boa gestão de contas a pagar é o resultado do controle eficiente do estoque e do fluxo de caixa, uma vez que proporciona mais economia para a empresa que, por sua vez, garante mais capital de giro para honrar os débitos com os fornecedores.

4. Centralize as informações

Uma empresa é como um organismo vivo, no qual um departamento depende do outro para que o negócio como um todo possa se desenvolver.

Nem sempre a equipe encarregada da cotação e compra dos insumos é a mesma que responderá pelo pagamento das faturas. Por isso é fundamental que as áreas estejam alinhadas, para evitar o já citado retrabalho, compras em duplicidade, desperdícios, desvios e situações de não conformidade.

Para que todos os envolvidos estejam na mesma página, é importante alimentar e atualizar os dados estruturados com periodicidade. 

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Sistemas de gestão digital são importantes ferramentas para centralizar as informações, uma vez que é possível identificar quem fez determinado pedido, a data em que foi feito e para qual fornecedor. Sem contar que as atualizações são em tempo real, garantindo muito mais previsão e controle dos números da empresa.

5. Invista em um software de gestão financeira

Como pontuamos ao longo deste artigo, agregar tecnologia à sua rotina de contas a pagar trará muito mais facilidades para o seu dia a dia, como o ganho de tempo, a automatização de processos e menor incidência de erros. 

As soluções digitais mais modernas permitem configurar aqueles pedidos e pagamentos regulares, como material de papelaria e EPIs, na modalidade recorrente, minimizando o estresse e a distração com o gerenciamento dos insumos mais frequentes.

Com diversas ferramentas no mercado, algumas se destacam mais que outras por integrar, em uma mesma plataforma, soluções de gestão financeira, cotações, compras e o processo logístico, por exemplo.

E com a funcionalidade de armazenamento das informações na nuvem, se torna possível acessar os dados dos fornecedores, situações de pagamentos e relatórios de qualquer lugar, basta estar conectado à internet. 

6. Dica extra: renegocie seus débitos

Certos imprevistos, como oscilações no mercado ou mudança de demanda dos pacientes, podem alterar todo o planejamento financeiro de uma empresa, impactando nos pagamentos dos fornecedores.

Quando situações desse tipo ocorrem, a melhor coisa a fazer é estabelecer um diálogo franco e aberto com o parceiro comercial, solicitando ampliação do prazo e novas condições para quitar a dívida.

Se você sempre honrou com seus compromissos financeiros e pagou seus débitos em dia, será muito mais fácil chegar em uma solução que beneficie ambas as partes. Mas essa prática não pode virar uma rotina, pois você pode acabar perdendo a credibilidade junto aos fornecedores e prejudicar futuras parcerias.

Nessa teia de interdependências, a boa relação com o fornecedor é um dos elementos centrais para alavancar o seu serviço de saúde. 

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