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5 motivos para estruturar seus dados

5 motivos para estruturar seus dados

Filipe Boldo

Muitos negócios de saúde sofrem cotidianamente por precisarem gerenciar múltiplos fornecedores, gastar muito tempo na consolidação de pedidos e lidar com sistemas com informações pulverizadas e redundantes, além do mar de informações desnecessárias. 

O resultado? Frustração, desgaste e retrabalho. Além de um enorme esforço para evitar que toda essa complexidade logística leve a uma quebra de estoque, prejudicando o  cuidado e expectativas do paciente. 

Conhece essa realidade?

Se a resposta for sim, a boa notícia é que por meio da estruturação e gestão integrada dos Dados Mestres é possível encontrar soluções que tragam suporte às decisões estratégicas, padronização das informações e gerenciamento eficiente e descomplicado das compras. 

Por que estruturar e gerir os Dados Mestres?

Antes de mais nada, vamos definir o conceito. Em poucas palavras, os Dados Mestres compõem o conjunto de dados essenciais de uma empresa. 

De forma prática, ao colocar em uma planilha atributos sobre fornecedores, insumos e pacientes, você está estruturando os Dados Mestres do seu negócio.

Ordenar esses dados é o primeiro passo para ter mais clareza sobre qualquer negócio. Mas para conseguir tomar decisões estratégicas e colher insights precisos sobre a sua organização, é necessário investir em tecnologias que possam interpretar e gerir esses dados.

A Gestão dos Dados Mestres ou MDM (Master Data Management, em inglês) permite uma visão 360º da cadeia de suprimentos. E compreende desde a integração com o fornecedor, o histórico de compras, previsão de riscos e disponibilidade de produtos, até a eficiente distribuição dos insumos pela rede, entre outros. 

Esses dados essenciais são colhidos e armazenados em plataformas inteligentes que apresentam a vantagem de consolidar, refinar e compartilhar informações precisas com os outros sistemas e colaboradores designados. O que possibilita maior controle, planejamento e eficácia nas operações do dia a dia.

Entendido o conceito, vamos abordar, agora, cinco benefícios diretos do uso de dados estruturados em uma gestão integrada.

1. Melhoram os fluxos de informações

Imagine uma equipe de compras muito dedicada mas também sobrecarregada por ter que lidar com diversos fornecedores, intermináveis trocas de e-mails, longas planilhas de Excel e muitas horas, ou mesmo dias, para conseguir, de fato, consolidar um pedido. Sem falar na preocupação em atingir os famosos “pedidos mínimos”.

É possível que você já tenha ouvido uma história parecida. Ou talvez, essa seja a história do departamento de compras da sua clínica ou laboratório. 

Diante de uma cenário como esse, a adoção de um sistema integrado não só reduz esse tipo de trabalho exaustivo como melhora o fluxo de informações estratégicas, ao permitir maior previsibilidade, rapidez e transparência ao longo de toda a cadeia de suprimentos.

A integração dos ciclos dos pedidos assegura a disponibilidade dos insumos, confiabilidade dos prazos de entrega e informações de apoio, indispensáveis para qualquer negócio que almeja se destacar diante de um mercado cada vez mais competitivo.

2. Apoiam a tomada de decisões estratégicas e previsão de tendências

O uso dos dados adiciona flexibilidade comercial às empresas, que podem lidar melhor com as complexidades e riscos associados à cadeia de suprimentos, se antecipando diante de uma crise e desenvolvendo maior capacidade de adaptação às mudanças e sazonalidades do negócio.

Ou seja, a adoção de dados é uma das formas mais eficientes para tomada de decisão, já que as informações extraídas a partir deles conseguem prever o comportamento de todos os atores da cadeia, de ponta a ponta, uma vez que os dados funcionam como pegadas digitais.

Nesse contexto, investir em ferramentas disruptivas, com Big Data e Machine Learning, contribuem para o desenho de uma gestão de compras mais cognitiva, permitindo que os sistemas sejam inteligentes o bastante para aprender sozinhos e prever tendências.

3. Melhoram a saúde financeira

O investimento em soluções inteligentes, que exploram a automação em sistemas integrados, exerce uma influência tremenda no fluxo financeiro do negócio.

Trabalhar integrado permite o acesso a um número maior de fornecedores, comparação dos preços em tempo real e aquisição das melhores ofertas de forma rápida e digital.

Outra vantagem para as operações é conseguir reduzir os custos em várias frentes e, ainda assim, alcançar melhores resultados. Três deles são: aumento da produtividade da mão de obra, melhores planejamentos e estoques mais inteligentes.

O uso de sistemas integrados auxilia um laboratório que está expandindo sua rede, por exemplo, a evoluir o negócio utilizando menos CAPEX e OPEX, já que a tecnologia traz mais escala para toda operação, diluindo custos e otimizando recursos.

Isso é possível graças à automação dos processos, com a inclusão de ferramentas de inteligência artificial, que prevê entregas precisas (sejam elas semanas, bissemanais ou quinzenais, por exemplo) de acordo com a demanda de cada unidade da rede.

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As vantagens também aparecem quando pensamos em melhores contratações, que apoiam a gestão na criação de times mais enxutos, uma vez que a equipe de compras poderá atender maiores demandas em um tempo mais rápido.

4. Melhoram o rendimento e produtividade dos colaboradores

O sucesso do seu negócio está intimamente ligado à produtividade e desempenho da sua equipe de compras e operações. E para estimular o time é necessário que os colaboradores se sintam confiantes e valorizados pela empresa.

Essa valorização pode se manifestar de várias formas: como investir em treinamentos, boa comunicação com os executivos do negócio e ferramentas que agilizem e demonstrem o trabalho da equipe.

Passar horas e horas debruçado em planilhas e consolidando incontáveis notas e boletos para repassar ao financeiro, são atividades que requerem muita atenção e, por isso, estão sujeitas a falhas. Com a loucura do dia a dia, podem acabar se tornando uma grande fonte de desgaste e estresse para os envolvidos.

Nesse sentido, o aumento da produtividade aponta para a ênfase nas habilidades essenciais dos funcionários, como a criatividade em criar novos modelos de negociação com fornecedores e ideias estratégicas, que visam gerar mais valor em um ambiente de trabalho produtivo e motivador.

5. Elevam a experiência do paciente

A forma como uma empresa usa os seus dados diz muito se a experiência do paciente será positiva ou negativa. 

Quando os dados são utilizados em toda a sua potência, tais efeitos positivos repercutirão até a ponta da cadeia, que é onde será prestada a assistência ao paciente.

Digo isso porque, mesmo que o paciente de uma clínica ou laboratório não visualize todo o emaranhado operacional que permeia um ciclo de compras, com certeza ele sentirá os efeitos de um atendimento ruim, caso falte algum item no estoque e o procedimento não possa ser realizado, por exemplo. Ou ainda se o atendente tem que buscar esses produtos em outra sala, atrasando o processo por causa de mau planejamento de distribuição interna e estoque.

Cultivando a inovação

A gestão através de dados estruturados, ao longo da cadeia de suprimentos, surge como uma alternativa acessível e viável para as organizações de saúde que querem lidar melhor com as ameaças e desafios que enfrentam cotidianamente. 

A grande (e boa) surpresa é que, atualmente, já existem soluções que podem ser implementadas de forma rápida e suave, permitindo que as equipes de compras se alavanquem na própria integração entre sistemas, para empoderar o próprio negócio e o fornecedor, além de beneficiar e fidelizar o paciente.

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